SIVADOC rezolvă problemele critice ale companiilor privind arhivarea electronică, workflow-ul, indexarea, căutarea, securitatea, administrarea şi integrarea documentelor.
SIVADOC oferă o platformă comună care unifică procesele şi informaţia, în scopul fluidizării circuitului documentelor, facilitării accesului la informaţii, dar, totodată, şi al protejării împotriva accesului neautorizat. Reunind funcţionalităţi complexe, SIVADOC normează, într-un mod ordonat şi controlat, monitorizarea, securitatea, circulaţia şi arhivarea tuturor documentelor din activităţile curente ale organizaţiilor.
Produsul SIVADOC include ca parte integrată: server de aplicații, motor de fluxuri de lucru conform standardului BPMN 2, motor de reguli și decizii, modul de securitate și SSO.
Potrivit companiilor de cercetare, 80% dintre angajaţi consumă în medie 30 de minute pe zi căutând informaţii, în timp ce 60% consumă o oră sau mai mult recreând documente care există deja. Prin folosirea unei soluţii informatizate a documentelor, gradul de îmbunătăţire a activităţii creşte cu cel puţin 50%, iar aprobarea documentelor se reduce de la săptămâni la ore.
Experienţa SIMAVI de implementare a soluţiei proprii SIVADOC în diverse tipuri de organizaţii a evidenţiat o reducere a timpului de comunicare în medie cu 70-80%, precum şi o diminuare consistentă a timpului cheltuit cu realizarea diverselor rapoarte de activitate.
Prin intermediul SIVADOC, toate informaţiile sunt accesibile direct din sistemul informatic, oferindu-se inclusiv facilităţi de sintetizare a informaţiei.
Implementarea SIVADOC la nivelul organizaţiei va conduce la creşterea calităţii procesării documentelor, la reducerea arhivei fizice de documente şi a spaţiului de stocare a acesteia.
Beneficiarii direcţi ai îmbunătăţirii fluxurilor interne de comunicare a informaţiilor vor fi în egală măsură organizaţia în sine, prin creşterea eficienţei operaţionale şi scăderea costurilor de procesare a documentelor, dar şi clienţii acesteia, care vor fi beneficiarii unor servicii mai eficiente şi a unei comunicări mai bune.
Facilităţi
- Managementul documentelor
- Arhivarea documentelor
- Generarea documentelor în formate standardizate
- Regăsirea facilă a documentelor
- Integrarea cu sisteme de mesagerie electronică (e-mail) şi sisteme de management al mesajelor fax
- Integrarea cu aplicaţiile Microsoft Office şi integrarea în mediul de lucru Microsoft Windows
- Managementul fluxurilor de lucru şi urmărirea activităţilor desfăşurate în cadrul organizaţiei
- Mecanisme de asigurare a securităţii accesului la informaţii
- Mecanisme de administrare
- Flexibilitate
Beneficii
- Accelerarea şi creşterea eficienţei proceselor organizaţionale prin transmiterea documentelor în format electronic
- Reutilizarea informaţiei existente în organizaţie
- Nevoia de a interacţiona cu alte organizaţii la acelaşi nivel tehnologic şi adaptarea la cerinţele tehnologice ale partenerilor şi concurenţilor
- Promovarea unei imagini consistente şi coerente prin utilizarea documentelor standardizate
- Alinierea la tendinţele actuale internaţionale şi pregătirea infrastructurii informatice pentru certificarea calităţii activităţii desfăşurate