Bazată pe produsul Liferay Community Edition, SIVECO Portal este o platformă modulară, care acoperă cerințele beneficiarului prin componentele dedicate.
Portalul reprezintă o modalitate eficientă de comunicare bidirecțională între cetățeni, persoane juridice sau instituții, prin oferirea de servicii publice online într-un mediu securizat.
Cetățeni – Servicii Online
Pentru cetățeni, portalul oferă un mediu sigur și ușor accesibil pentru solicitarea diverselor servicii publice și informații relevante. Prin intermediul unui catalog cuprinzător de servicii electronice, cetățenii pot găsi rapid ceea ce au nevoie și pot iniția solicitări sau plăți online. Fiecare serviciu din catalog poate fi asociat cu un formular online interactiv, care permite cetățenilor să completeze informațiile necesare și să transmită cererea către instituție. Formularele pot fi adaptate pentru a include ghiduri, sugestii și validări, pentru a ne asigura că datele introduse sunt complete și corecte.
Serviciile disponibile
online în cadrul portalului sunt accesibile atât pentru aplicațiile ce rulează
pe dispozitive mobile (iOS și Android), cât și printr-o aplicație de tip
Infochioșc.
Infochioșc –
componenta reprezintă un dispozitiv digital interactiv amplasat în sediul
primăriei sau în apropierea acesteia, care oferă cetățenilor – care nu au acces
la un dispozitiv mobil – acces rapid la informații legate de serviciile
publice, programul de lucru, taxe și impozite, formulare administrative,
anunțuri oficiale și alte informații relevante.
Infochioșcul facilitează interacțiunea cu administrația
publică, economisind timp pentru cetățeni și reducând volumul de muncă al
angajaților instituței publice prin automatizarea accesului la informații și
servicii.
Urbanism –
reprezintă un modul digital, integrat cu alte module ale portalului pentru
cetățeni, care facilitează gestionarea și accesul rapid la informațiile și
procesele legate de urbanism. Acesta permite cetățenilor (persoane fizice) sau
persoanelor juridice și autorităților
locale, să interacționeze eficient cu instituția, prin depunerea cererilor
online, necesare pentru autorizații de construire, certificate de urbanism,
consultarea reglementărilor și urmărirea stării cererilor depuse etc.
Modulul sprijină
transparența instituțională, eficiența și accesibilitatea proceselor
administrative, reducând timpul de răspuns și birocrația.
Domeniu Public –
acest modul este specific pentru gestionarea eficientă a resurselor și
infrastructurii publice. Acesta permite autorităților locale și cetățenilor să
interacționeze în mod transparent cu instituția, cu privire la utilizarea și
administrarea domeniului public, inclusiv gestionarea terenurilor, spațiilor
verzi, drumurilor, parcărilor și altor zone de interes comunitar.
Prin intermediul acestui
modul se pot depune cereri pentru ocuparea domeniului public, se pot acorda și
urmări autorizațiile și avizele emise, se pot vizualiza informații despre
planificarea și întreținerea infrastructurii, contribuind astfel la o administrare
mai eficientă și mai transparentă a resurselor urbane.
Stare Civilă –
modul din cadrul platformei care facilitează gestionarea și accesul la
serviciile de stare civilă oferite de instituție. Acesta permite cetățenilor să
înregistreze programări și să solicite online diverse formalități pentru
evidența populației, cum ar fi înregistrarea nașterilor, căsătoriilor,
eliberare acte de stare civilă, transcriere acte, precum și alte servicii
specifice.
Modulul asigură un proces
mai rapid și mai eficient pentru obținerea documentelor de stare civilă,
reducând timpii de așteptare și simplificând interacțiunea cu administrația
publică. De asemenea, oferă transparență și accesibilitate la informațiile legate
de starea cererilor depuse.
Transport –
modul pentru înregistrarea, radierea și gestiunea autovehiculelor cetățenilor.
Permite administrarea vehiculelor lente, mopedelor, taxiurilor și
autovehiculelor comerciale împreună cu caracteristicile tehnice ale acestora.
Acest modul oferă funcționalități pentru depunerea online a solicitărilor
pentru înregistrarea și autorizarea vehiculelor, pentru emiterea și gestionarea
licențelor și autorizațiilor, monitorizarea contractelor de transport și plata
taxelor.
Scopul modulului este de a
facilita o gestionare eficientă, transparentă și conformă cu reglementările
locale în vigoare.
Asistență Socială –
modulul facilitează accesul cetățenilor la serviciile de asistență socială
oferite de autoritățile locale. Acesta permite depunerea online a cererilor
pentru ajutoare financiare, beneficii sociale (precum alocații, indemnizații
sau subvenții), monitorizarea statusului solicitărilor și actualizarea
informațiilor personale. De asemenea, modulul oferă informații despre
programele de sprijin disponibile pentru persoanele vulnerabile (vârstnici,
persoane cu dizabilități, familii aflate în dificultate etc.). Scopul este de a
îmbunătăți accesul la resursele de asistență socială și de a facilita
gestionarea eficientă a acestora.
Audiențe –
este un modul configurabil, care permite cetățenilor să solicite și să
programeze întâlniri cu reprezentanții instituției publice. Acest modul facilitează gestionarea
audiențelor, oferind posibilitatea de a alege data și ora programării dintr-un
calendar, de a solicita clarificări, sau de a prezenta probleme, asigurând o
comunicare directă și eficientă între administrație și cetățeni.
Modulul include și
funcționalități pentru urmărirea statusului solicitărilor, raportare, asigurând
transparență instituțională și o interacțiune mai bună între administrație și
comunitate.
Informații Publice –
modulul permite cetățenilor să acceseze rapid și ușor datele și documentele de
interes public gestionate de autoritățile locale. Acesta oferă transparență
prin creșterea gradului de accesibilitate a diverselor documente oficiale de
interes public.
Utilizatorii pot depune
online solicitări pentru informații de interes public, pot căuta, vizualiza și
descărca documente oficiale de interes public, contribuind astfel la o
administrație publică mai deschisă și proactivă. Modulul îmbunătățește accesul
la informațiile publice și sprijină participarea activă a cetățenilor în
procesul decizional.
Petiții –
modulul permite cetățenilor să depună și să urmărească solicitările și
sesizările adresate online autorităților locale. Prin acest modul, utilizatorii
pot trimite petiții online referitoare la diverse probleme, sau sugestii legate
de serviciile publice, infrastructură, mediu sau alte aspecte ale vieții
urbane.
De asemenea, cetățenii pot
monitoriza progresul răspunsurilor și statusul soluționării petițiilor depuse.
Scopul modulului este de a facilita comunicarea directă între administrație și
comunitate, asigurând transparență și eficiență în gestionarea problemelor
publice.
Agricol –
modulul Agricol este dedicat gestionării și sprijinirii activităților agricole
în cadrul comunității. Acesta permite administrarea facilă a solicitărilor
specifice Registrului Agricol cum ar fi: înregistrarea și actualizarea datelor
despre proprietarii de terenuri și utilizarea acestora, gestionarea
solicitărilor si eliberarea atestatelor de producător, a carnetelor de
comercializare, a diverselor adeverințe, precum și alte documente relevante
pentru activitatea agricolă . Prin intermediul acestui modul, autoritățile pot
gestiona mai eficient baza de date agricolă, pot emite certificate sau
documente oficiale și pot urmări evoluția activităților agricole din
localitate.
Modulul contribuie la o
gestionare mai bună a resurselor agricole și la o administrare mai eficientă a
terenurilor agricole.
Comercial –
modulul este dedicat gestionării și reglementării activităților economice și
comerciale din cadrul unei localități. Acesta permite înregistrarea și
autorizarea pentru funcționare a societăților comerciale pe baza solicitărilor
primite, gestionează informațiile cu privire la persoanele juridice care
realizează activități comerciale pe raza localității; modulul dispune de
funcții de căutare și raportare.
Scopul acestui modul este de
a sprijini mediul de afaceri local, de a facilita accesul la informații și de a
asigura o administrare mai eficientă a comerțului în localitate.
Taxe si Impozite –
modulul realizează colectarea și prelucrarea solicitărilor din partea
cetățenilor (persoane fizice sau juridice) pentru diverse înregistrări în
evidența fiscală, aplicabile la nivelul localității. Permite consultarea și
administrarea informațiilor cu privire la terenuri, clădiri, mijloace de
transport etc. precum și a documentelor emise către cetățeni și înregistrate în
cadrul sistemului de gestiune a taxelor și impozitelor (ex. declarații de
impunere, popriri, etc).
Relații publice –
modulul are rolul de a îmbunătăți comunicarea dintre administrația locală și
cetățeni (persoane fizice și juridice). Permite distribuirea și gestionarea
informațiilor oficiale, anunțurilor publice, evenimentelor locale și
campaniilor de informare.
Modulul facilitează interacțiunea prin intermediul
serviciilor pentru cetățeni disponibile din portal. Scopul acestui modul este
de a asigura transparența, de a întări încrederea cetățenilor în administrație
și de a sprijini o comunicare eficientă în cadrul comunității.
Poliția Locală –
este un modul dedicat gestionării interacțiunii dintre cetățeni și autoritățile
locale de ordine publică. Modulul permite raportarea online a incidentelor,
sesizarea încălcărilor legii sau ale reglementărilor locale (parcări ilegale,
tulburarea ordinii publice etc.), trimiterea de cereri și solicitări legate de
siguranța publică sau infrastructura orașului.
Modulul poate include și
acces la informații despre activitățile poliției locale, reglementări legale
locale, siguranța comunității și măsurile de prevenire a infracționalității. In
plus, modulul oferă și o zonă de raportare și administrare a resurselor, precum
și de analizare a activității de la nivelul instituției.
Registratura –
modulul dedicat procesului prin care documentele oficiale (cereri, solicitări,
notificări, acte administrative) sunt înregistrate și gestionate într-un mod
sistematic, folosind un punct unic de intrare a documentelor în registratura
electronică.
Principalele funcționalități
și beneficii ale Registraturii:
·
Înregistrarea documentelor –
toate documentele oficiale care ajung într-o instituție publică sunt
înregistrate în sistem, fie că sunt trimise fizic sau electronic. Fiecare
document primește un număr unic de înregistrare, care facilitează urmărirea
acestuia pe parcursul procesului de gestionare.
·
Gestionarea fluxului de documente –
ajută la gestionarea documentelor pe diferite etape: înregistrare, aprobare,
arhivare, sau transmitere către alte entități. Fluxurile sunt digitalizate iar
procesele administrative sunt mai eficiente. Permite atât fluxuri predefinite
cât și fluxuri ad-hoc.
·
Arhivare electronică –
documentele nu sunt doar gestionate în timp real, sunt r și arhivate într-un sistem
digitalizat, astfel încât să fie ușor de accesat și recuperat în viitor. Acest
lucru asigură conformitatea cu reglementările legale și economisește timp și
resurse.
·
Accesibilitate –
Având documentele stocate într-un sistem digitalizat, autoritățile și angajații
autorităților publice pot accesa informațiile rapid și în mod eficient, fără a
depinde de arhive fizice.
·
Siguranță și protecție –
oferă un nivel înalt de securitate, prin protejarea documentelor și datelor cu
parolă și prin criptarea acestora, prevenind accesul neautorizat.
·
Audit și trasabilitate –
Fiecare acțiune efectuată asupra unui document (de exemplu: aprobare,
semnătura, transmitere) este înregistrată, astfel încât există o trasabilitate
completă a procesului, asigurând transparență și conformitate cu reglementările
legale.
Resurse Umane –
este un modul dedicat gestionării personalului din cadrul administrației
locale. Acesta permite gestionarea și actualizarea datelor angajaților,
monitorizarea proceselor de recrutare, evaluare a performanței și formare
profesională. Modulul include funcționalități pentru gestionarea cererilor de
concediu, a pontajelor, a posturilor, a documentelor de angajare și a altor
acte administrative.
De asemenea, modulul permite
comunicarea între departamentul de resurse umane și angajați, facilitând
accesul acestora din urmă la informații
relevante privind drepturile, obligațiile și beneficiile. Scopul acestui modul
este de a eficientiza procesul de gestionare a resurselor umane și de a
îmbunătăți managementul personalului în cadrul instituțiilor publice.
Achiziții –
modul dedicat gestionării Planului anual de achizitii Publice (PaaP), referate,
surse de finanțare, capitole de cheltuieli, articole bugetare și categorii de
produse. Modulul implementează procesele de achiziții publice ale autorităților
locale și facilitează publicarea anunțurilor de licitație, depunerea ofertelor,
evaluarea acestora și atribuirea contractelor. De asemenea, permite
monitorizarea statusului comenzilor de achiziție, transparența procesului și
asigurarea conformității cu reglementările legale aplicabile.
Modulul oferă acces și la
informații despre procedurile de achiziție aplicabile, termenele limită,
documentația necesară și istoricul contractelor. Scopul acestui modul este de a
sprijini transparența, eficiența și corectitudinea în gestionarea fondurilor
publice, printr-un proces de achiziții simplu, trasabil și accesibil.
Audit –
modul pentru elaborarea și implementarea unui plan de audit detaliat, care
definește obiectivele, domeniile și activitățile supuse auditării.
Modulul permite planificarea
auditurilor pe baza riscurilor identificate și a priorităților stabilite,
oferind o viziune clară asupra proceselor care trebuie monitorizate.
De asemenea, modulul permite
generarea de rapoarte de audit complete, care documentează rezultatele
evaluărilor financiare, administrative și de conformitate, evidențiind
eventualele neconformități, riscuri sau deficiențe de proces, identificate.
Rapoartele sunt accesibile autorităților și publicului, asigurând transparența
procesului și urmărirea rezultatelor implementării recomandărilor de
îmbunătățire.
Investiții –
modul dedicat gestionării proiectelor de investiții publice ale autorităților
locale. Permite planificarea, monitorizarea și urmărirea progresului
proiectelor de investiții.
Modulul facilitează
gestionarea bugetului alocat fiecărui proiect și raportarea realizării
investițiilor și cheltuielilor. De asemenea, permite cetățenilor să acceseze
informații despre stadiul proiectelor de investiții, termenele de finalizare și
beneficiile acestora. Scopul modulului este de a asigura transparența,
eficiența și succesul implementării proiectelor de investiții în comunitate.
Contracte –
modul dedicat gestionării și monitorizării contractelor și anexelor la
contracte, încheiate de autoritățile locale pentru furnizarea de servicii,
lucrări sau achiziții publice.
Acesta permite
înregistrarea, urmărirea și administrarea contractelor de la semnarea lor până
la finalizare, asigurând transparență și conformitate cu reglementările legale.
Modulul facilitează gestionarea tipurilor de contracte, monitorizarea
termenelor și a plăților, precum și verificarea respectării condițiilor de
derulare.
Juridic –
este un modul dedicat gestionării și monitorizării activităților juridice ale
autorităților locale. Acesta permite administrarea dosarelor din instanțe, a
litigiilor, a consultanței juridice, a executărilor, sesizărilor, precum și
gestionarea documentației legale referitoare la reglementările, hotărârile și
contractele emise de instituțiile publice. Modulul poate include
funcționalități pentru urmărirea termenelor legale, generarea rapoartelor de
activitate, gestionarea notificărilor și a procedurilor de contestare.
De asemenea, permite accesul
rapid la informațiile juridice relevante pentru funcționarea administrației
publice, asigurând astfel conformitatea cu legislația în vigoare.
Corp Control –
modul dedicat gestionării și monitorizării activităților Corpului de Control al
autorităților locale. Acesta permite urmărirea inspecțiilor, auditurilor și
verificărilor interne realizate de Corpul de Control pentru a asigura
transparența și respectarea reglementărilor în cadrul administrației publice.
Modulul permite elaborarea
și gestionarea planurilor anuale de control, definind obiectivele, domeniile și
activitățile ce urmează să fie verificate, permite întocmirea rapoartelor
detaliate privind constatările efectuate în cadrul controalelor precum și
definirea măsurilor corective care trebuie aplicate.
Consiliul Local –
modulul facilitează gestionarea facilă și transparentă a activităților
Consiliului Local al unei unități administrativ-teritoriale. Acesta permite
accesul publicului și al autorităților la informații relevante despre ședințele
și activitățile consiliului, precum și gestionarea documentelor oficiale:
·
Proiecte de hotărâri și documente
oficiale – permite afișarea și consultarea proiectelor de
hotărâri înainte de ședințe, oferind cetățenilor acces la documentele care
urmează a fi supuse aprobării. De asemenea, toate hotărârile adoptate sunt
publicate pentru informare.
·
Agenda ședințelor Consiliului Local –
permite publicarea agendelor ședințelor, inclusiv subiectele de discuție,
proiectele de hotărâri și temele propuse pentru dezbatere. Cetățenii pot
vizualiza și pregăti întrebări sau sugestii legate de aceste subiecte.
·
Dezbaterea ședințelor de consiliu local –
oferă posibilitatea dezbaterii ședințelor Consiliului Local online în format
audio-video cu partajarea ecranului, cu posibilitatea de votare a subiectelor
din ordinea de zi, semnătură pe bază de
·
Completarea și administrarea hotărârilor
de Consiliu Local – permite completarea, înregistrarea și
semnarea hotărârilor adoptate în cadrul ședințelor consiliului. Hotărârile sunt
publicate pe portal, asigurând accesul cetățenilor și altor părți interesate la
informațiile oficiale.
Bugetare Participativă –
permite cetățenilor să participe activ la procesul de alocare a fondurilor
publice pentru proiectele locale. Prin acest modul, locuitorii pot propune,
vota și susține inițiative care beneficiază de finanțare din bugetul local.
Funcționalitățile principale
includ:
1.
Depunerea de proiecte –
Cetățenii pot iniția proiecte care să adreseze nevoile comunității
(infrastructură, educație, mediu, etc.).
2.
Evaluarea eligibilității proiectelor –
Comisia de evaluare a proiectelor stabilește îndeplinirea criteriilor de
eligibilitate a proiectelor depuse.
3.
Votarea proiectelor –
Locuitorii pot vota proiectele care li se par cele mai importante utile și
fezabile pentru comunitate.
4.
Notarea finală și ierarhizarea
proiectelor – În urma votării și evaluării finale,
proiectele sunt ierarhizate în ordinea descrescătoare a scorurilor obținute și
sunt selectate proiectele câștigătoare.
5.
Transparență și urmărirea progresului –
Oferă transparență totală privind selecția, alocarea și implementarea
proiectelor votate, permițând cetățenilor să monitorizeze evoluția acestora.
6.
Colaborare între administrație și
comunitate – Încurajează dialogul și colaborarea între autoritățile
locale și cetățeni, stimulând implicarea activă a cetățenilor în viața
comunității.
Ticketing –
modul destinat gestionării cererilor și solicitărilor interne provenite din
partea angajaților primăriei. Acest sistem facilitează procesele prin care
personalul poate raporta probleme sau solicita suport pentru diverse activități
administrative.
Etape implementate în cadrul
modulului:
·
Crearea și înregistrarea tichetelor interne
·
Gestionarea și prioritizarea tichetelor
·
Urmărirea progresului
·
Raportare
Modulul Sistemul de Control
Intern Managerial (SCIM) – este dedicat gestionării și
monitorizării proceselor de control intern în cadrul autorităților locale.
Acesta ajută la asigurarea unei administrări eficiente, transparente și
conforme cu reglementările legale, prin implementarea unui sistem integrat de
control intern managerial.
Funcționalitățile principale
ale acestui modul includ:
1.
Elaborarea și implementarea procedurilor
de control intern – permite crearea și monitorizarea
procedurilor și politicilor de control intern pentru diferite departamente ale
primăriei, în conformitate cu legislația și standardele aplicabile.
2.
Evaluarea riscurilor –
ajută la identificarea și evaluarea riscurilor potențiale care ar putea impacta
funcționarea primăriei, astfel încât măsurile preventive să poată fi
implementate eficient.
3.
Monitorizarea și raportarea performanței –
permite urmărirea implementării planurilor de control intern, a activităților
de audit și a rezultatelor acestora, generând rapoarte pentru managementul
primăriei.
4.
Măsuri corective –
modulul permite stabilirea măsurilor corective atunci când se identifică
nereguli, asigurându-se că procesele interne sunt îmbunătățite continuu și sunt
în conformitate cu reglementările.
Instituții – Administrare Eficientă
Pentru instituții, Portalul poate servi ca o platformă centrală pentru administrarea și gestionarea eficientă a serviciilor online pentru cetățeni. Prin intermediul unui panou de control configurabil, angajații instituției pot monitoriza și gestiona solicitările primite, pot oferi feedback și răspunsuri rapide cetățenilor.
Transparență și Informare
Prin intermediul portalului, instituțiile pot furniza informații relevante, actualizate și transparente despre servicii, evenimente și alte activități. Cetățenii pot accesa aceste informații cu ușurință, consolidând astfel transparența și încrederea în administrație.
Personalizare și Securitate
Portalul poate fi configurat pentru a oferi servicii personalizate pentru fiecare cetățean în funcție nevoile lui. În plus, măsurile de securitate avansate asigură confidențialitatea datelor și protecția informațiilor cu caracter personal.
Portalul beneficiază de mecanismele native puse la dispoziție de produsul Liferay, cum ar fi:
- sistem de autentificare și autorizare bazat pe permisiuni, integrat cu sistemul de gestiune a drepturilor de securitate;
- configurarea globală unui server de e-mail folosit pentru alerte la apariția diverselor evenimente;
- look & feel consistent cu posibilități dinamice de rearanjare a elementelor de interfața utilizator;
- colecție de funcționalități native pentru lucru colaborativ
- funcționalități CMS si ECM;
- Model de date și nivel servicii extensibile;
- API si SDK pentru extindere și modificare a funcționalităților existente în platformă.
Portalul susține interacțiunea dintre cetățeni și instituție prin cele două secțiuni dedicate:
- secțiune internă (back office), accesibilă utilizatorilor interni ai instituției, cu acces către restul aplicatiilor din sistem, funcție de drepturile de acces;
- secțiune externă (front office), accesibilă prin internet, pentru informare și pentru depunerea de solicitări online prin intermediul formularelor electronice.
Prin implementarea Portalului de servicii online, se oferă cetățenilor o interacțiune modernă și convenabilă în relația cu instituția, reducând birocrația și timpul necesar pentru rezolvarea solicitărilor, și facilitând accesul la servicii publice într-un mod transparent, sigur și eficient.