România a finalizat unul dintre proiectele majore din programul național de digitalizare a administrației: automatizarea a 240 de fluxuri de lucru din 25 de instituții centrale, în cadrul proiectului „Automatizarea Proceselor de Lucru din Administrația Publică (RPA)”, derulat de Autoritatea pentru Digitalizarea României. Aproximativ 200 de specialiști au fost implicați într-un proiect realizat în 12 luni, deși calendarul inițial prevedea 24. Ce înseamnă însă această transformare din perspectiva cetățeanului? Despre roboți software, inteligență artificială și partea mai puțin vizibilă a digitalizării administrației am discutat cu Alexandru Coșbuc-Ionescu, vicepreședinte SIMAVI.
Întrebare: Când vorbim despre „robotizarea administrației”, termenul poate suna puțin SF. Ce înseamnă, în realitate, RPA?
Răspuns ACI: Nu vorbim despre roboți fizici care se plimbă prin ministere. Vorbim despre roboți software.
Vă dau un exemplu foarte simplu. Un angajat primește anumite date, le verifică, le introduce într-o aplicație, apoi într-o alta, generează un document și transmite informația mai departe. Sunt operațiuni care pot fi repetate de zeci sau de sute de ori.
Dacă pașii sunt clari și predictibili, această muncă poate fi preluată de un robot software, care o execută rapid și consecvent. Omul își poate folosi astfel timpul pentru activități care presupun analiză, decizie, experiență sau interacțiune.
Aceasta este, foarte simplificat, logica RPA – Robotic Process Automation: automatizarea unor procese repetitive prin intermediul tehnologiei.
Întrebare: Din perspectiva cetățeanului, digitalizarea este însă judecată foarte simplu: cât timp așteaptă și câte drumuri trebuie să facă. Cum ajunge un asemenea proiect să îi schimbe experiența? Unde apare beneficiul pentru el?
Răspuns ACI: Cred că acesta este, de fapt, testul cel mai important al digitalizării: efectul pe care îl produce.
Să presupunem că un cetățean completează online o cerere. Am eliminat hârtia și deplasarea până la ghișeu, ceea ce este foarte bine. Dar dacă în spatele acelui formular un om descarcă datele, le copiază într-o altă aplicație, verifică manual niște informații și apoi trimite un e-mail altui coleg, noi am digitalizat doar ceea ce vede cetățeanul. Procesul din spate a rămas în secolul trecut.
Digitalizarea adevărată începe dincolo de ecranul pe care îl vede cetățeanul.
RPA intră tocmai acolo, în „camera mașinilor”, dacă vreți, și automatizează o parte dintre aceste operațiuni. Iar rezultatul pe care trebuie să îl obținem este foarte concret: procese mai rapide, mai puține erori și mai puțin timp pierdut cu activități care pot fi făcute de tehnologie.
Întrebare: Proiectul înseamnă 240 de fluxuri automatizate în 25 de instituții. Ce presupune, în realitate, o asemenea dimensiune?
Răspuns ACI: Din spatele cortinei, proiectul acesta a fost impresionant prin dimensiune. Spunem „un proiect”, dar, în realitate, au fost aproape 25 de proiecte desfășurate simultan.
Am automatizat 240 de fluxuri în instituții precum Ministerul Finanțelor, ANAF, Ministerul Apărării, Ministerul Mediului, Ministerul Investițiilor și Proiectelor Europene, Ministerul Afacerilor Externe, Secretariatul General al Guvernului, ANAP, ANAR, ANM, IGPR și Autoritatea pentru Digitalizarea României.
Fiecare instituție are propriile sisteme, proceduri și particularități. De aceea, înainte de a automatiza un proces, trebuie să îl înțelegi foarte bine: cum funcționează, ce excepții are, cu ce sisteme interacționează, ce date utilizează și ce rezultate trebuie să producă.
Urmează apoi dezvoltarea, testarea, validarea și punerea în producție. La scară mare, fiecare dintre aceste etape presupune o coordonare foarte riguroasă.
Întrebare: Pentru cineva din afara industriei IT, „240 de fluxuri” rămâne totuși o cifră abstractă. Aveți un indicator care să arate mai bine volumul de muncă din spatele proiectului?
Răspuns ACI: Vă dau câteva cifre, care cred că spun povestea mai bine. Pentru cele 240 de fluxuri au fost necesare aproximativ 3.840 de documente, la care s-au adăugat alte 275 de procese-verbale aferente celor 25 de instituții.
Este un exemplu foarte bun pentru ceea ce se întâmplă în proiectele complexe de tehnologie: pentru ca experiența finală să fie simplă, în spate trebuie gestionat un nivel foarte mare de complexitate.
În business, vorbesc deseori despre cum transformăm complexitatea operațională într-un avantaj cu ajutorul tehnologiei. Același principiu se poate aplica și administrației. Nu eliminăm complexitatea printr-o apăsare de buton, dar o putem gestiona mai inteligent, cu procese integrate, automatizate și scalabile.
Întrebare: Proiectul era planificat pentru 24 de luni și a fost realizat în 12. Cum comprimi la jumătate un asemenea calendar fără să comprimi și calitatea?
Răspuns ACI: Nu îl comprimi pur și simplu. Schimbi modul în care lucrezi.
În primul rând, prin capacitatea de a desfășura foarte multe activități în paralel și printr-o coordonare foarte bună.
În proiect au fost implicați aproximativ 200 de specialiști din mai multe țări. Numai pentru coordonarea activităților aveam, în fiecare săptămână, 40 de întâlniri regulate, interne și externe.
Pare mult, dar vorbim despre 25 de instituții și sute de fluxuri aflate simultan în diferite etape de analiză, dezvoltare, testare sau acceptanță.
În proiectele de asemenea dimensiune, viteza nu înseamnă să sari etape, ci să construiești un mod de lucru în care informația circulă repede, deciziile se iau la timp, iar procesele sunt foarte bine sincronizate.
A existat, desigur, și presiunea termenelor asumate prin PNRR. Am îndeplinit jalonul național T188 și, față de obiectivul inițial de 18 instituții, implementarea a ajuns în final la 25.
Întrebare: Ați vorbit într-o conferință despre diferența dintre organizațiile care doar rezistă schimbărilor și cele care reușesc să prospere: acces la date în timp real, decizii rapide, procese integrate și automatizate. Se aplică aceeași logică și administrației publice?
Răspuns ACI: Cu siguranță. Cred că întrebarea pe care ar trebui să ne-o punem nu este doar „de ce se mișcă administrația greu?”, ci mai ales ce trebuie să schimbăm pentru ca ea să se poată mișca mai repede?
Iar aici o parte din răspuns este foarte apropiată de ceea ce vedem în companiile performante: informația trebuie să fie disponibilă când este necesară, procesele trebuie să fie integrate, automatizate acolo unde este posibil și capabile să gestioneze volume tot mai mari.
Nu putem construi o administrație digitală în care fiecare problemă nouă cere încă zece oameni care să copieze date dintr-un Excel în altul.
Tehnologia ne permite să regândim această ecuație. Iar într-o administrație care gestionează milioane de interacțiuni și volume foarte mari de date, potențialul este evident.
Întrebare: Automatizarea aduce inevitabil și întrebarea despre locurile de muncă. Dacă robotul software preia activități făcute până acum de un om, ce se întâmplă cu omul?
Răspuns ACI: Eu cred că formulăm greșit problema dacă o reducem la „robot versus om”.
Întrebarea este: ce vrem să facă omul?
Vrem ca un specialist să-și petreacă ore întregi mutând informații între aplicații? Să copieze, să verifice mecanic, să genereze același tip de document de câteva sute de ori? Sau vrem să analizeze, să ia decizii, să rezolve situații care nu sunt standard, să interacționeze cu oamenii?
Eu cred într-un model în care oamenii lucrează împreună cu tehnologia și în care omul rămâne în centrul transformării digitale.
Automatizarea ar trebui să preia în primul rând ceea ce este repetitiv, astfel încât oamenii să poată genera mai multă valoare acolo unde competențele lor sunt indispensabile.
Întrebare: Inteligența artificială schimbă această relație? Până acum, un robot software executa reguli foarte clare. AI-ul pare să extindă mult posibilitățile automatizării.
Răspuns ACI: Da, și aici lucrurile devin foarte interesante.
RPA-ul clasic funcționează extraordinar atunci când îi spui: dacă se întâmplă A, faci B; dacă apare C, faci D. Dar lumea reală nu este formată numai din cazuri perfect structurate.
Inteligența artificială extinde foarte mult zona în care putem automatiza și ne permite să lucrăm cu procese și informații mai complexe.
În acest proiect, am lucrat cu UiPath și am utilizat tehnologii AI foarte noi pentru eficientizarea dezvoltării roboților software.
Practic, trecem treptat de la automatizarea unor pași bine definiți la sisteme capabile să asiste procese mult mai sofisticate. Cred că aceasta este una dintre direcțiile importante ale următorilor ani.
Întrebare: Ritmul în care evoluează inteligența artificială îi neliniștește însă pe mulți oameni. Cum ne pregătim pentru această schimbare?
Răspuns ACI: Prin educație și printr-o cultură a învățării continue.
Tehnologia se schimbă foarte repede și, odată cu ea, se schimbă și competențele de care avem nevoie. Nu putem vorbi despre transformare digitală fără să vorbim în același timp despre transformarea competențelor oamenilor. Perfecționarea și recalificarea profesională vor deveni din ce în ce mai importante.
Nu cred într-un viitor în care tehnologia face totul și oamenii privesc. Cred într-un viitor în care oamenii care știu să folosească tehnologia vor putea face lucruri pe care înainte nu le puteau face.
Întrebare: SIMAVI a implementat proiectul într-un consorțiu cu UiPath, McKinsey, ROBOYO și Aggranda. De ce a fost nevoie de competențe atât de diverse?
Răspuns ACI: Pentru că proiectele de transformare digitală la această scară nu sunt exclusiv proiecte de tehnologie.
Am avut alături UiPath pentru tehnologia RPA, McKinsey pentru consultanță și monitorizare în etapa de analiză, ROBOYO, cu o experiență europeană importantă în implementări RPA, și Aggranda, partenerul nostru specializat în automatizare din România.
Ai nevoie de tehnologie, dar și de analiză, arhitectură, dezvoltare, management de proiect, testare și de capacitatea de a înțelege organizații foarte diferite.
Un proiect mare nu este doar suma unor tehnologii performante. Valoarea apare atunci când toate aceste competențe funcționează împreună și produc un rezultat coerent.
Întrebare: Prin acest proiect, RPA devine și o nouă linie de business pentru SIMAVI. Mai este automatizarea o tehnologie de nișă?
Răspuns ACI: Din ce în ce mai puțin.
În urmă cu câțiva ani vorbeam despre RPA ca despre o tehnologie relativ nouă. Astăzi discutăm deja despre integrarea RPA cu inteligența artificială, iar această convergență va continua.
În mediul privat, întrebarea nu mai este dacă digitalizarea este necesară. Întrebarea este cât de repede și cât de bine poți transforma tehnologia în eficiență reală.
Cred că și în administrație vom ajunge la aceeași etapă. Nu ne vom mai întreba dacă folosim automatizarea, ci unde are sens să o folosim, ce procese putem îmbunătăți și ce rezultate putem obține.
Nu vom mai întreba „avem sau nu roboți software?”, după cum astăzi nu mai întrebăm dacă o instituție folosește e-mailul.
Întrebare: Dacă ar trebui să explicați într-o singură idee unui om care nu lucrează nici în IT, nici în administrație ce a realizat acest proiect, ce i-ați spune?
Răspuns ACI: I-aș spune că am luat 240 de procese din 25 de instituții ale statului și am folosit tehnologia pentru a prelua o parte din munca repetitivă din interiorul lor.
Important este că fiecare asemenea proces demonstrează că administrația poate funcționa și altfel. Că putem lua procese complicate, cu foarte mulți pași, și le putem face mai rapide, mai coerente și mai ușor de gestionat.
Până la urmă, acesta este sensul digitalizării. Nu tehnologie de dragul tehnologiei. Ci tehnologie care ne redă ceva foarte important și foarte greu de recuperat: timpul.
Despre Alexandru Coșbuc-Ionescu
Alexandru Coșbuc-Ionescu este vicepreședinte și Chief Commercial Officer al SIMAVI – Software Imagination & Vision. Cu o experiență de peste două decenii în industria IT, este implicat în dezvoltarea unor proiecte complexe de transformare digitală, automatizare și inovare pentru organizații și instituții publice din România și din Europa.
