Dosare înghesuite în dulapuri, mape prăfuite în subsoluri, rafturi interminabile cu documente greu de găsit – aceasta este realitatea multor companii și instituții care încă depind de arhivarea fizică. Într-o lume digitală, unde informația circulă rapid și trebuie să fie accesibilă imediat, arhivarea electronică devine nu doar o soluție, ci o necesitate.
SIMAVI, lider în digitalizarea proceselor administrative și operaționale, oferă soluții complete și conforme cu legislația românească pentru arhivare electronică, adaptate atât mediului privat, cât și instituțiilor publice.
Ce este arhivarea electronică?
Arhivarea electronică presupune stocarea documentelor în format digital, în condiții care să asigure:
- autenticitatea;
- integritatea;
- disponibilitatea;
- confidențialitatea;
- păstrarea pe termen lung.
Documentele pot fi arhivate fie prin scanare și digitizare (pentru cele existente fizic), fie generate direct în format electronic (ex: facturi, contracte, cereri).
De ce este esențială arhivarea electronică?
✅ Acces rapid la informații
Cu un sistem modern de arhivare electronică, găsești orice document în câteva secunde, nu în ore sau zile. Căutarea se poate face după cuvinte-cheie, dată, emitent sau tip document.
✅ Reducerea costurilor
Elimini cheltuielile cu spațiul de depozitare, dosarele, personalul de arhivare și transportul fizic al documentelor.
✅ Conformitate legală
Legislația românească (Legea 135/2007, OUG 38/2020, HG 594/2018) permite și încurajează utilizarea arhivării electronice cu semnătură digitală și sisteme certificate.
✅ Securitate și trasabilitate
Sistemele moderne protejează datele prin criptare, backup automat, acces controlat și audit complet.
Cadrul legal – ce trebuie să știi?
În România, arhivarea electronică este reglementată și recunoscută legal, cu condiția respectării următoarelor cerințe:
- documentele să fie semnate electronic calificat (acolo unde este cazul);
- fișierele să fie păstrate într-un sistem informatic certificat pentru arhivare;
- să existe politici clare de acces, păstrare și eliminare;
- datele să fie protejate împotriva pierderii, modificării sau accesului neautorizat.
SIMAVI oferă soluții conforme cu toate aceste cerințe, integrate în infrastructura IT a clientului sau livrate ca serviciu în cloud securizat.
Soluțiile SIMAVI pentru arhivare electronică
Pe pagina de produse SIMAVI, regăsim componente dedicate arhivării digitale, în special în cadrul platformei SVAP2025.
📁 Modul de management al documentelor (DMS)
Parte integrantă a platformei SVAP2025, acest modul permite:
- arhivarea electronică a tuturor documentelor din organizație;
- definirea de fluxuri automate de aprobare și semnare;
- gestionarea ciclului de viață al documentului – de la creare la arhivare finală;
- integrare cu alte module: HR, financiar, achiziții, CRM, registratură etc.;
- acces controlat în funcție de roluri și departamente;
- trasabilitate completă, ideală pentru audit.
🔐 Securitate și conformitate
Soluțiile SIMAVI sunt dezvoltate conform standardelor ISO 27001 (securitate informațională) și GDPR, asigurând:
- criptare la nivel de fișier și la nivel de sistem;
- autentificare în doi pași;
- jurnalizare automată a fiecărei acțiuni (cine, când, ce a accesat/modificat);
- politici de backup și disaster recovery.
Cazuri reale – arhivare electronică implementată cu succes
✅ Companie din domeniul financiar-contabil
O firmă de contabilitate care gestiona lunar peste 5.000 de documente fiscale a trecut complet la arhivare electronică. Cu soluția SIMAVI, timpul de acces la un document a fost redus de la 15 minute la sub 10 secunde. De asemenea, spațiul fizic necesar a fost redus cu 90%.
✅ Primărie județeană
O administrație locală a digitalizat și arhivat peste 300.000 de documente din ultimii 10 ani. Accesul funcționarilor este acum instant, iar cetățenii pot primi acte eliberate pe baza documentelor digitale, fără deplasări la ghișeu.
Integrarea arhivării cu automatizarea – un pas natural
Prin combinarea arhivării electronice cu soluțiile RPA dezvoltate de SIMAVI (ex: ROBOSVAP), organizația ta poate automatiza procese precum:
- extragerea automată a datelor din documente arhivate;
- indexarea fișierelor în funcție de conținut;
- mutarea automată în dosare digitale predefinite;
- trimiterea automată către semnare digitală și arhivare finală.
Avantajele competitive oferite de SIMAVI
- ✅ Experiență de peste 30 de ani în software pentru instituții publice și companii mari;
- ✅ Soluții dezvoltate și întreținute local – adaptate legislației românești;
- ✅ Implementări rapide, scalabile și 100% personalizabile;
- ✅ Consultanță completă: analiză, implementare, training, mentenanță.
Arhivare electronică vs. arhivare clasică – comparație
| Aspect | Arhivare clasică | Arhivare electronică |
|---|---|---|
| Timp de acces | Minute / ore | Câteva secunde |
| Costuri cu spațiul | Ridicate | Minime |
| Risc de pierdere | Mare (foc, inundație) | Foarte redus (backup, cloud) |
| Auditabilitate | Manuală, dificilă | Automată, trasabilă |
| Acces simultan | Nu este posibil | Da, pentru mai mulți utilizatori |
| Conformitate legală | Limitată | Completă, cu semnături și jurnale |
